Merk: AIS er under planlegging og er ikke fullt operativt. Avtaler som Arctic Circle Raceway har inngått for 2021 med etablerte partnere påvirkes ikke.

​

De fleste arrangement krever lang planlegging samt en organisasjon som kan ivareta en rekke fagfelt. For mange arrangører er det krevende å skaffe slik kompetanse og beholde den gjennom hele planlegging- og gjennomføringsfasen. Altfor ofte blir en liten håndfull personer sittende med alt ansvar og uforsvarlig stor arbeidsbyrde. Dette svekker både inntjeningsevne og økonomistyring.

​

AIS er et modulbasert konsept hvor arrangører kan inngå et arrangementspartnerskap og knytte til seg en stab av rutinerte fagpersoner, både for planlegging- og gjennomføringsfase. AIS er primært knyttet til arrangement på Arctic Circle Raceway.

​

Hvorfor?
Som arenaeier ønsker ACR at arenaen skal være forbundet med vellykkede arrangement, med trygg økonomi og et godt ettermæle hos deltakere og leverandører. Vi ønsker at både arrangør og arenaeier som sitte igjen med et økonomisk resultat som forsvarer innsatsen, og at det gir fundament for flere arrangement av samme slag.

​

Moduler

Modulene er organisert i seks ulike seksjoner. De ulike seksjonene er beskrevet nedenfor. Hver seksjon ledes av én eller flere personer, avhengig av arrangements størrelse. Den respektive arrangør kan dermed rette sine ressurser inn på å organisere påmelding og gjennomføre arrangementets kjerneaktivitet.

​

Seksjonsledere

Ethvert arrangement vil trenge en stab av frivillige som godtgjøres på ulike vis, men seksjonslederne skal være engasjert av Arctic Circle Raceway på timesbasis eller fastpris. Dette vil påføre det respektive arrangement økte kostnader, men seksjonslederne skal arbeide effektivt og med lavest mulig ressursbruk. Dette skal resultere i styrket inntjening og økonomistyring for arrangementet.

​

Økonomistyring

Budsjettering, regnskap og økonomistyring for større arrangement utføres etter nærmere avtale, men skal være preget av å være transparent for begge parter. Dersom brutto omsetning for arrangement overstiger 1 mill. kr skal prosjekt-/arrangementsregnskapet revideres av oppnevnt revisor.

​

Sikkerhet

Grunnleggende for alt arbeide i AIS er Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskaps håndbok for større arrangement. Ved alle større publikumsarrangement skal det utarbeides ROS-analyse (risiko og sårbarhet).

​

Pris for AIS og bruk av arena

Arctic Circle Raceway kan ikke leies, men kun anvendes som arena gjennom en AIS-avtale. Kostnaden for den enkelte arrangør avhenger av en rekke parametre som årstid, arrangements lengde, utstyrsbehov og omfang. Målsettingen for AIS er å styrke arrangørenes gjennomføringsevne og sluttresultat.

​

Ta kontakt med ACR for en nærmere samtale. Benytt gjerne vårt kontaktskjema.

​

​

ACR skal etablere og styrke et team av dyktige mennesker som kan vertskap ut til fingerspissene. Gjennom å bygge erfaring fra en stadig økende portefølje av partnere og arrangement, skal denne viktig delen av et arrangement bli noe våre partnere kjenner trygghet i å benytte. 

​

Matservering
ACRs kafé og kjøkken er sentral i matserveringen til deltakere, teammedlemmer og frivillige. Særlig for de som camper på arenaen vil tilgangen på frokost, lunch og middag være av stor betydning.

 

Utendørs skal fastfood være et kvalitetskjennemerke for ACR. Her skal lokale matprodusenter har forrang.

​

Seremonier

Enten det gjelder blomsterseremoni eller premieutdeling, så vil seremoniens kvalitet og gjennomføring bidra til å løfte arrangementet. ACRs arrangørstab vet dette, og gjør sitt ytterste for at den enkelte deltaker skal oppleve seremonien som en minnerik opplevelse.

​

After race

Enten det er gjelder racing, sykling eller et biltreff, så er den sosiale settinga i etterkant det folk husker til neste år, om fem år og om 25 år. Ei god sosial ramme er kolossalt viktig for de fleste arrangement, og ACR skal gjøre sitt ytterste for å gi sine arrangementspartnere en kvalitet de kan være stolt av, - lenge!

 

Innendørs rengjøring og hygiene

Tidligere har vasking og rengjøring vært utført på dugnad av den enkelte leietaker og arrangør. Dette ga dessverre altfor variabel kvalitet, og noen leietakere ankom til dårlig rengjorte lokaler.

 

Derfor tar ACR selv ansvaret for all rengjøring, hvilket innebærer at også hygienetiltak og desinfisering skal bli bedre ivaretatt.

​

​

ACR skal etablere og styrke et team av dyktige mennesker som kjenner vertskapsrollen ut til fingerspissene. Gjennom erfaring fra en stadig økende portefølje av partnere og arrangement, skal denne viktige kompetansen videreutvikles.

​

Presse- og informasjonstjeneste

Dagens mediebilde stiller stadig større krav til tydelige budskap, og at informasjon sendes til rett tid og til rett mottaker. Kunnskap om dette fagfeltet er nesten alltid avgjørende for suksess. ACR skal derfor tilby sine arrangementspartnere denne tjenesten, det inkluderer også mediehåndtering og -service på arenaen.

​

Markedsarbeid og sponsorer

For mange arrangører er dette en ukjent, vanskelig og krevende oppgave. Ofte kan man som arrangør gå glipp av verdifulle inntekter og samarbeidsavtaler. Denne oppgaven kan ACR tilby å utføre for sine arrangementspartnere.

​

Sosiale medier og videostreaming

Enkelte arrangement egner seg for live streaming på nett, blant annet via Youtube, og de fleste er velegnet for statusoppdateringer via Facebook og Instagram. Godt resultat og stor oppmerksomhet krever innsikt og godt utstyr. ACR skal kunne tilby arrangørpartnere slike tjenester fra en stab som kjenner areaen og dens "indre liv".

​

Salg av merchandise og arrangementseffekter

T-skjorter, caps og andre effekter er populære artikler på mange arrangement. Men dersom artiklene skal ligge klar for salg må oppgaven ivaretas lang tid i forveiene. Alt salg av slike arrangementseffekter skal skje gjennom ACRs arenabutikk, hvor arrangørpartner tilbys profesjonell kundehåndtering og korrekt håndtering av salg og kassaoppgjør.

 

ACRs butikk skal bidra til å styrke salget og dermed arrangements inntjening.

​

​

Nord-Norges største arrangement hva gjelder publikum skjedde på ACR, og hvor mange titusener som har besøkt arenaen siden 1995 vet ingen. Det vi vet er at arenaen er fleksibel, og at det lett finnes plass for et hoppetelt i ett arrangement, og et tivoli  det neste.

​

Billettsalg og -innslipp

Publikum bidrar med verdifulle inntekter for arragementet, og blindpassasjerer er rent tap. Et effektivt vakthold og styring med publikumstrafikken er avgjørende for at arrangørenes inntekter skal sikres.

​

Dersom ACRs arrangørpartner ønsker billettsalg skal det følge ACRs avgrensninger for innslipp og parkering. Alt billettsalg og vakthold utføres av ACRs mannskaper.

​

I mange tilfeller må publikum holdes på ytre bane og nektes adgang gjennom kulverten. Da skal publikum møte et område klargjort og sikret.

​

Like viktig som sikkerhet er renhold. ACRs mannskaper skal sikre av avfallsbeholdere tømmes med jevne mellomrom,

​

Parkering og vakthold

ACR deler parkeringen i to soner: Øvre og nedre. Den nedre sonen er fra Ørtfjellvegen og opp til den kryssende hundeløypa. Det er gratis å parkere i nedre del.

​

Å kjøre inn til den øvre delen koster 100 kr pr bil. Salg av parkering og anvisningen utføres av ACRs mannskaper, som også ivaretar at utrykningskjøretøyer gis passasje og førsteprioritet. Alle parkerte biler skal ha parkeringsseddel liggende for kontroll på førersiden av dashbordet.

​

Publikums parkering av bobiler skal skje på anvist plass under arrangement. Pris for bobil er 250 kr.

​

Biler som er akkreditert for kjøring inn til til parkeringsdepot vil være merket med egne dekaler i frontruten.

​

​

Det blir ikke kjørt én meter, og ingen kommer seg på premiepallen uansett kjøretøy, dersom ikke banemannskaper og øvrig crew er på plass, opplært, dyktig og engasjert. Lunch som ikke står klar til en fastsatt pause i programmet skaper en kjedereaksjon i resten av dagens virksomheter. En overfylt avfallsbeholder innebærer ingen risiko for verken utøvere eller publikum, men det bidrar til å senke helhetsinntrykket av arrangementet.

​

Derfor prioriterer ACR å etablere et mannskap som forstår sin oppgave, som blir belønnet og hedret for sin innsats, og som får være delaktig i et sjeldent og godt fellesskap.

​

ACRs rekruttering skal være inkluderende, og vi skal ha et bevisst mål å rekruttere en bukett av begge kjønn, ulik alder, etnisk bakgrunn og andre positive særegenheter. Ikke fordi vi vil være politisk korrekte, men fordi det styrker teamet og vi når våre mål om godt gjennomførte arrangement.

​

Dette kunne vært løse ord, men det skal være kjernen i vår virksomhet. Gleden over å være mannskap på ACR skal være like stor som for de som er deltakere i arrangementet.

​

Rekruttering og opplæring

Rekrutteringen av mannskaper skjer primært i Rana kommune, men også mannskaper fra andre steder i regionen og landet for øvrig, er hjertelig velkomne til å bli en del av vårt team. Dermed kan våre arrangørpartnere stole på at deres arrangement er ivaretatt på aller beste måte.

​

Opplæringen vil være rettet mot den oppgave den enkelte er tildelt. Så langt det er mulig vil vi følge den enkeltes ønske.

​

Den innledende delen av opplæringen består av et generelt grunnkurs som tar for seg arenaen ulike kvaliteter og infrastruktur, ACRs visjon og målsettinger. Øvrig opplæring skjer etter en plan hvor man som banemannskap innleder på nivå C og kan ende som postsjef med nivå A. Brann og sanitet vil ha egne kurs. Felles for all opplæring er at mannskapet skal kunne håndtere et skirenn like så godt som et road racing-løp.

​

Akkreditering og adgangskontroll

Mannskapsseksjonen har også ansvar for akkreditering av deltakere, team, gjester og VIPs. Dette vil selvsagt variere stort fra arrangement til arrangement, men de ansvarlige skal kjenne systemet og tilby arrangørene en førsteklasses tjeneste.

​

VIP-håndtering

Ansvaret for å ta imot VIP'er og sørge for deres velvære under besøket, er lagt til denne seksjonen. Våre arrangørpartnere skal dermed vite at deres spesielle gjester er i de beste hender.

ACR bærer preg av 25 års drift. og deler av arenaen er svært slitt. ACR har ambisjoner om å ta igjen mye av vedlikeholdsetterslepet, men det vil ta tid. Til sesongen 2021 vektlegger vi garderobe og toalettforhold i parkeringsdepotet, samt sikring av el-tilførsel til team-telt og mobile boenheter.

 

Selv om forberedelsene er de aller beste, så kan ting svikte, og ofte svikter de når man minst aner det, - Murphys lov av 1949. Derfor sikrer ACR seg etter beste evne med å ha elektriker, rørlegger og IT-ansvarlig i beredskap under ethvert arrangement.

​

Toalettkapasitet

I parkeringsdepotets garderobebygg er det femten herretoaletter i tilknytning til dusjanlegget, og tilsvarende seks toaletter for damer.

​

I samme bygg er det to toaletter for rullestol, men inngangen til bygget hår dårlig universell utforming.

​

I hovedbygget er det lettere for adkomst for rullestol, og et HC i første og andre etasje. I tillegg er det tre toaletter i hver av etasjene.

​

Brannsikkerhet

Begge byggene og hver av etasjene i hovedbygget finnes det merkede brannslanger, men pga pumpehavari er kapasiteten på brannslukking med vann midlertidig begrenset.

Arenaen er derfor sikret med et betydelig antall pulverapparater.

 

Under alle race og banedager skal samtlige deltakere bringe med seg minimum ett 6 kg brannslukningsapparat som beredskap for eget team og telt.

​

Strømforsyning i parkeringsdepot

Tekst mangler

​

Avfallshåndtering

Enkelte arrangement går over flere dager og med mange mennesker involvert kan det innebære betydelige mengder avfall. På arenaen finnes flere lukkede stålcontainere, og flere mindre plastbeholdere med lokk og hjul. ACRs mannskaper tilser at avfall blir kjørt bort ved behov.

​

Krav til opprydding

Alle deltakere og brukere av arenaen skal rydde opp på de områder hvor man har holdt til. Den respektive arrangementspartner skal se til at alle deltakere er gjort kjent med kravet, og påse at dette blir fulgt.

​

For øvrig gjelder arenaens miljøkrav.

​

​

Arctic Circle Raceway er en 3,7 lang asfaltbane primært bygd og best kjent for motorsport. I motorsportsmiljøer er banen legendarisk, både fordi den er verdens nordligste av sitt slag, men også på grunn av dens layout og fantastiske banedekke.

​

I tillegg til "raceway'en" ligger arenaen og dens tekniske infrastruktur i naturskjønne omgivelser i Dunderlandsdalen, vi kaller den gjerne dette området for Dunderland Arena. Lokaliseringen og ikke minst fraværet av annen vegtrafikk, gir rom for en rekke former for idrettsarrangement, og kreativt ser vi for oss:

​

• Langrenn

• Skiorientering

• Paragliding

• Sykling

• Terrengsykling

• Rulleski

• Maraton

• Landeveisløp for svaksynte med ledsager

• Kappgang

• Terrengløp

• Orienteringsløp

• Hundekjøring

​​

Arenaen kan også benyttes til mer enn idrett og konkurranser. Parkeringsdepotet kan benyttes alene, eller i kombinasjon med bruk av banen, eventuelt bare våre møtelokaler.

 

Her kan vi se for oss:

​

• MC-treff

• Bil-utstillinger

• Førerutviklingskurs

• Snøscooteropplæring

• Konserter og festivaler

• Fagdager for ansatte i beredskapsetatene

• Kurs for lavinesøk og -hunder

• Messer og salgsutstillinger

• Kurs og konferanser

​​

Dersom du ser et potensiale for å legge et arrangement til arenaen, så hører vi gjerne fra deg. Ved å inngå en AIS-avtale trenger din organisasjon ikke være stor dersom potensialet er større.

​

​